欢迎访问中国人民政治协商会议陕西省神木市委员会官网! 今天是
追赶超越 懂政协 会协商  善议政 协调关系  服务大局

规章制度

神木县政协机关档案管理制度

根据《档案法》和县档案局关于档案立卷归档的要求,为及时、正确地做好本机关各类档案材料归档工作,提高案卷质量,特作如下规定:

    一、档案归档范围

    (一)本机关的文件材料

    1、本机关颁发的(包括联发及与其它机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿;

    2、本机关召开的各种重要会议和参加上级机关召开的重要会议及本机关领导在各种重要会议上的讲话稿;

    3、本机关党组会议、支部会议、办公会议记录;

    4、本机关各项人事材料;

    5、本机关产生的各种信息、简报、年报;

    6、本机关接待重要来宾重形成的文件、声、像等材料;

    7、永久性保存的信访案件、违纪案件的档案材料。

    (二)上级机关的文件材料

    上级党、政领导机关对本机关的重要指示、批示、批复、通报、通知等下发文件。

    二、档案归档时间

    (一)本机关各委办应在次年第一个月按要求把本委办上年应归的文件材料,进行清退。然后,由办公室档案人员按照文件的内容和性质,进行整理、分类、立卷、归档,向档案室移交。

    (二)机关文书档案应在第二年的六月底以前整理立卷结束,然后归档。

    三、立卷归档要求

    本机关领导和各委办文件办理完毕,应将具有保存价值的来文、复文,包括领导的签发的底稿、批示等材料(本机关发文、联合发文各一式两份),以及归档范围内其它性质的归档材料,收集齐全,及时送交办公室归档。外出参加会议带回的重要文件,整理一份送档案室归档,个人不得保存。

    四、档案保密要求

    根据国家《保密法》的有关规定,为维护档案、资料的完整与安全,特作如下规定:

    (一)档案工作人员必须严格执行保密职责,严守保密制度,保守党和国家机密,并定期进行保密制度的学习,加强对档案的保密管理。

    (二)凡需查阅档案材料者,均应严格履行登记手续,并在阅档室内查阅。对密件档案材料要按照规定范围阅档,不得随意摘录、擅自翻印。提供利用时经手人不得离开。

    (三)需要复印密件档案材料,应严格按照本机关规定的有关文件精神执行。

    (四)密件档案材料的销毁,要造具清册上报审批,到指定地点销毁,并有两人监销。

    (五)发现失密、泄密现象,要及时上报并采取补救措施。

五、档案查(借)阅要求

    (一)凡查阅本机关党组会议、办公会议记录以及其它重要档案,须经分管领导批准,以上材料只限于有关人员在办公室查阅。

    (二)凡涉及到个人的组织处理、历史结论等内容的档案材料,必须由组织出面查阅。

    (三)本机关工作人员因工作需要查阅档案,要填写《档案查询单》,须经办公室领导批准,并及时提供档案利用效果情况。外部人员查阅档案,须经分管领导批准。

    (四)查阅档案须经办公室领导批准,并不得离开办公室,不得擅自将档案带出机关。查(借)阅档案时,必须保持案卷的整洁、完好。严禁将档案文件随意拆抽、裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损。

    (五)档案管理人员必须认真贯彻执行档案查(借)阅管理制度与保管制度,对所查(借)阅的档案负有督促检查责任,发现问题及时向领导汇报。做好利用档案的记录工作。

六、档案利用制度要求

    (一)各委办人员原则上只能查阅本委办工作范围内的档案,如需查阅其他部门的业务档案,须经办公室负责人同意,方能查阅。

    (二)查阅档案,必须讲明利用目的,办理登记手续,方能阅档。

    (三)外单位人员查阅本机关档案,须持单位介绍信,办理查阅手续,方可查阅。本机关档案一律不外借。

    (四)查档者只限在办公室内阅览。如有特殊情况,酌情处理。借阅档案一般定为二周。如不能按期归回,必须办理续借手续。

    (五)查阅有密级的档案,需经分管领导同意后方可阅档。

    (六)调阅档案者应做到:注意保密,保护档案,不得转借、不得外借,如需摘抄、复印,应经办公室主任批准(定密档案,需分管领导批准)。档案上不得涂改、划线、增删和撕页,并应保护档案的整洁。如发现以上违规情况,视情节轻重追究其责任。

    (七)做好档案利用反馈工作,利用者查档结束后需如实题写《档案利用效果登记表》,交档案部门存档。

点击次数:  更新时间:2015-02-18 14:03:32  【打印此页】  【关闭